Como preparar una reunion

lista de comprobación para la preparación de reuniones pdf

Hay muchas razones por las que puede tener una reunión de negocios, desde entrevistas de trabajo y evaluaciones de personal hasta reuniones con clientes y presentaciones a inversores. Sin embargo, el éxito de estas reuniones depende de la preparación previa. Asegurarse de que las reuniones de negocios sean productivas es imprescindible para el éxito, especialmente si la gente ha sacado tiempo de su día para asistir. Lo último que quiere hacer es perder horas en reuniones improductivas.

En este artículo, le mostraremos cómo preparar una reunión de negocios para asegurarse de que sea lo más eficaz posible.Antes de la reuniónDedicar tiempo a preparar una reunión puede suponer la diferencia entre una buena y una mala. Estos son algunos de los pasos que puede dar para prepararse eficazmente antes de la reunión.

El primer paso en la preparación de una reunión es confirmar cuándo, dónde y cómo se va a celebrar. Si eres el organizador de la reunión, tendrás que notificar a todos los asistentes el lugar, la hora y la fecha, además de cualquier otra información relevante. También tendrás que reservar un espacio de reunión adecuado, lo suficientemente grande como para que todos quepan cómodamente y con todo el equipamiento necesario. La confirmación de estos datos suele enviarse por correo electrónico. De este modo, los asistentes pueden añadir la reunión a sus calendarios para asegurarse de que no se la pierden.

cuáles son los deberes de un presidente antes, durante y después de la reunión

Como coach de liderazgo femenino, tengo el privilegio de trabajar con mujeres brillantes y con talento cada día. Por desgracia, muchas luchan con problemas de confianza, incluido el síndrome del impostor, que les hace cuestionar su valor y su aptitud para el trabajo que realizan.

¿Qué significa estar preparada? Para la mayoría de las mujeres que conozco, sentirse preparadas significa empollar para el examen. Significa estudiar y memorizar el material con el objetivo de anticipar el mayor número posible de preguntas. Significa dominar el contenido hasta el punto de que los demás te vean como una experta en lo que estás hablando.

Muchos de nosotros fuimos excelentes estudiantes en su día. Sobresalimos porque se nos dieron criterios de éxito muy claros y una cantidad finita de contenido que procesar. Aprender (o memorizar) el material y superar el examen. Era así de sencillo.

Por supuesto, como eso nos sirvió en el pasado, queremos y esperamos que esos mismos hábitos de estudio nos hagan triunfar en el trabajo. Sin embargo, como la mayoría de nosotros aprende por las malas, la escuela y el trabajo son campos de juego muy diferentes.

lista de comprobación para la preparación de reuniones

Este artículo ha sido redactado por Shannon O’Brien, MA, EdM. Shannon O’Brien es la fundadora y asesora principal de Whole U. (una consultoría de estrategia de carrera y vida con sede en Boston, MA). A través del asesoramiento, los talleres y el aprendizaje electrónico, Whole U. capacita a las personas para que realicen el trabajo de su vida y vivan una vida equilibrada y con propósito. Shannon ha sido clasificada como la Coach de Carrera #1 y la Coach de Vida #1 en Boston, MA por los críticos de Yelp. Ella ha sido presentada en Boston.com, Boldfacers, y el UR Business Network. Recibió un Máster en Tecnología, Innovación y Educación de la Universidad de Harvard.

Las reuniones profesionales varían mucho según el tono, el entorno, la formalidad y el contenido. Sin embargo, sea cual sea el tipo de reunión a la que asistas, es importante que te prepares a conciencia. Conozca el papel que se espera que desempeñe en la reunión, identifique sus objetivos, prepare los datos pertinentes y los materiales de presentación, y póngase en el estado de ánimo adecuado de antemano para asegurarse de causar una impresión positiva y profesional a sus compañeros de trabajo o clientes.

consejos para la preparación de reuniones

En teoría, todo el mundo entiende que la preparación puede hacer o deshacer una reunión importante. Cuanto más trabajes antes de entrar en la sala, más productivo y eficiente serás. Pero, ¿quién tiene tiempo para prepararse adecuadamente? Nuestra lista de comprobación hace que la preparación de las reuniones sea rápida y sencilla; asegúrese de imprimirla o guardarla para más adelante. Cada paso se describe con más detalle a continuación. El uso de la lista de comprobación y de los principios en los que se basa le garantizará que ha cubierto todas las bases y que no hará perder el tiempo a nadie (incluido el suyo propio).

¿Necesita tomar una decisión, resolver un problema, reunir a las tropas o informar a su equipo sobre una nueva iniciativa? Aclarar el objetivo de la reunión es el primer y más importante paso de la planificación, ya que esto impulsará todos los demás elementos de la preparación.

Establezca una secuencia para la reunión. Planifique un tiempo para una breve introducción que proporcione el contexto, y para un debate sobre los próximos pasos al final. Decide cuánto tiempo vas a dedicar a cada punto y qué orden tiene sentido. Cuanto más larga sea la reunión, más difícil será para los asistentes mantener la concentración, por lo que es prudente subestimar cuánto puede abarcar el grupo en el tiempo asignado.