Herramientas de gestion documental

Sharepoint

Aunque se pueden controlar algunos derechos de acceso a los documentos (ver, comentar, editar), si un usuario puede editar un documento, puede eliminarlo, moverlo y compartir el acceso a él sin restricciones. Esta falta de control puede causar problemas de exactitud histórica y a los usuarios que intentan encontrar un archivo o carpeta que ha sido movido, o peor aún, borrado.

El eDMS adecuado le proporcionará el control detallado de los derechos de acceso, edición y aprobación que necesitará para cumplir los requisitos normativos de ISO 9001, ISO 13485 y FDA 21 CFR 820. Le permitirá crear secuencias de aprobación adecuadas y automatizadas para que los cambios propuestos puedan ser revisados y aceptados por los principales interesados. Esto evitará que se produzcan cambios no autorizados o accidentales en los documentos. Garantizarán que no se pueda cambiar, mover o eliminar nada dentro del sistema sin los permisos adecuados. Al mismo tiempo, el eDMS debe crear un archivo indeleble y una pista de auditoría de los cambios aprobados para cada documento en su sistema.

Un DMS robusto permite al propietario del documento aprobar y bloquear la versión final de ese documento y garantizar que sólo esa versión sea visible dentro de su sistema. Esto reduce el riesgo de que se realice un trabajo basado en una información errónea, lo que puede suponer un costoso error.

Drupal

El software de gestión de documentos puede ayudarle a organizar sus documentos digitales y a digitalizar sus registros en papel con facilidad. Como hay tantas opciones en el mercado, hemos investigado docenas de opciones para elegir el mejor software para varios tipos de empresas. Para hacer nuestra selección, hemos tenido en cuenta factores como las opciones de alojamiento, las capacidades de búsqueda y las opciones de escaneado. Si necesita un sistema de gestión de documentos para su pequeña empresa, esta guía le ayudará a elegir el mejor para sus necesidades.

SharePoint ofrece una plataforma flexible y escalable para organizar y gestionar sus documentos y colaborar en su creación y edición. Sin embargo, es un sistema extenso con un poco de curva de aprendizaje, así que espere que su equipo requiera formación y algún tiempo para familiarizarse con el sistema.

Octubre de 2020: Microsoft ha presentado SharePoint Syntex, su primer producto del Proyecto Cortex que utiliza la inteligencia artificial para recorrer los datos de su empresa y recopilar información que puede automatizarse en los procesos. Microsoft describe Syntex como una «IA entrenable» que procesa tres tipos principales de contenido: imágenes digitales, formularios estructurados o semiestructurados y documentos no estructurados.

Google docs

Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema utilizado para recibir, seguir, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). En el caso de la gestión de documentos digitales, estos sistemas se basan en programas informáticos. El término se solapa con los conceptos de sistemas de gestión de contenidos. A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales, la creación de imágenes de documentos, los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros.

A partir de los años 80, varios proveedores empezaron a desarrollar sistemas de software para gestionar documentos en papel. Estos sistemas se ocupaban de los documentos en papel, que incluían no sólo documentos impresos y publicados, sino también fotografías, impresiones, etc.

Más tarde, los desarrolladores empezaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía gestionar los documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos, o archivos, creados en ordenadores, y a menudo almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios. Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM) gestionaban tipos de archivos propietarios o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas se denominaron posteriormente sistemas de imágenes de documentos, ya que se centraban en la captura, el almacenamiento, la indexación y la recuperación de formatos de archivos de imagen. Los sistemas de GED evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron hasta abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.

Libreoffice

Maximice el valor de su contenido con una poderosa combinación de gestión de documentos empresariales y capacidades de flujo de trabajo, y abra un sinfín de oportunidades para hacer que el negocio fluya mejor. La información llega a la persona adecuada, en el momento adecuado, en las aplicaciones y dispositivos que la gente ya está utilizando para hacer su trabajo.

Las empresas necesitan moverse con rapidez, adaptarse rápidamente e innovar continuamente. Deben satisfacer las demandas de una plantilla moderna y distribuida y de una base de clientes con conocimientos técnicos.  ¿Su sistema heredado le está frenando?  Descargue este libro electrónico para aprender a ofrecer rápidamente las soluciones innovadoras que los usuarios adorarán y que su empresa necesita para triunfar.

El software de gestión de documentos ayuda a almacenar, acceder, gestionar, controlar y hacer un seguimiento de los documentos digitales y de las imágenes electrónicas de la información en papel que se ha capturado a través de la tecnología de escaneo de documentos, o que se ha ingerido como documento digital. Los sistemas de gestión de documentos pueden ser soluciones muy sencillas para ayudar a compartir, gestionar y organizar archivos digitales, o pueden formar parte de un sofisticado sistema de gestión de contenidos empresariales con capacidades mejoradas para apoyar el gobierno de la información, la gestión de registros y mucho más.