Los mejores software de gestion documental

Software gratuito de gestión de documentos para windows

Si todavía utiliza medios físicos para guardar sus archivos y papeles, se está perdiendo mucho. Almacenar físicamente los archivos requiere demasiado espacio de almacenamiento. Siempre se necesitan armarios, lo que hace que la búsqueda y el seguimiento de un archivo concreto sea todo un reto.

En cambio, el software de gestión documental te permite gestionar un número ilimitado de archivos con facilidad. Además, son comparativamente más seguros y flexibles, lo que facilita que varios miembros del equipo trabajen juntos en un mismo documento.

Además, puedes elegir entre almacenar tus documentos en la nube o en las instalaciones, según tus necesidades. Y navegar por varios archivos escribiendo su nombre o una breve descripción sobre ellos. Todos ellos se guardan en la biblioteca de documentos.

También puedes ponerle «me gusta» a los documentos para mantenerlos en la parte superior de los resultados de la búsqueda para un acceso rápido. La herramienta también permite añadir comentarios a los documentos y mantener múltiples versiones de los mismos con un historial de edición. Esto facilita el seguimiento de los cambios en el futuro. Además, también puedes utilizar diferentes aplicaciones para editar tu documento.

Docuware

Como hemos explicado en anteriores entradas del blog, la gestión adecuada de los documentos es una práctica difícil pero que merece la pena. Sin embargo, si ha decidido invertir en un sistema de gestión documental (DMS), surge un problema totalmente nuevo: ¿cuál elegir y qué necesita un sistema de este tipo?

No hay ningún sistema de gestión documental que no ofrezca almacenamiento en la nube para que funcione como centro de carga de archivos. Sin embargo, donde muchos difieren es en la cantidad de conectividad a este eje central. Es esencial considerar cómo, dónde y cuándo se puede acceder al DMS.

Algunos sistemas tienen una mezcla de acceso al navegador y una aplicación separada para ofrecerle numerosas formas de acceder al eje central, mientras que otros sólo ofrecen una de las dos. Algunos sistemas tienen límites en cuanto a los lugares desde los que se pueden subir archivos y los archivos que se pueden subir. Estas características, o a veces la falta de ellas, son importantes para tener en cuenta cuando se trata de decidir qué sistema funcionará para su negocio.

Esta función también puede ser muy útil si su empresa asiste o celebra muchos eventos en los que se intercambian documentos en papel, para garantizar que la información no se pierda. Al considerar esta característica, es crucial tener en cuenta la tecnología utilizada para la función de escaneo.

Onedrive

Los mejores sistemas de gestión de documentos facilitan el almacenamiento, la organización y el intercambio de conocimientos en formato digital. Sin uno, sus empleados podrían sentirse como en un juego constante de «¿Dónde está Waldo?» cuando se trata de buscar archivos importantes en línea.

Compartir conocimientos y documentos importantes de forma eficaz en el lugar de trabajo también es crucial para dirigir una empresa productiva. De hecho, más del 70% de las empresas prevén que pueden aumentar la productividad en al menos un 20% mediante el intercambio eficaz de conocimientos, según la Asociación de la Industria de Servicios Tecnológicos. Sin embargo, sólo el 15% de las empresas encuestadas afirman contar con un proceso formal de gestión del conocimiento.

No existe un único sistema de gestión de documentos en el mercado: todo depende del tamaño y las necesidades de su empresa. También es posible que necesite utilizar más de uno para una gestión eficaz del conocimiento. Dicho esto, aquí están nuestras principales opciones a tener en cuenta.

La clave es tener una estrategia para organizar los documentos, de modo que no acaben en una confusa sopa de archivos por la que sea difícil navegar. Cree carpetas y subcarpetas para sistematizar sus conocimientos

Google drive

Aunque puedes controlar algunos derechos de acceso a los documentos (ver, comentar, editar), si un usuario puede editar un documento, puede eliminarlo, moverlo y compartir el acceso a él sin restricciones. Esta falta de control puede causar problemas de exactitud histórica y de los usuarios que intentan encontrar un archivo o carpeta que ha sido movido, o peor aún, borrado.

El eDMS adecuado le proporcionará el control detallado de los derechos de acceso, edición y aprobación que necesitará para cumplir los requisitos normativos de ISO 9001, ISO 13485 y FDA 21 CFR 820. Le permitirá crear secuencias de aprobación adecuadas y automatizadas para que los cambios propuestos puedan ser revisados y aceptados por los principales interesados. Esto evitará que se produzcan cambios no autorizados o accidentales en los documentos. Garantizarán que no se pueda cambiar, mover o eliminar nada dentro del sistema sin los permisos adecuados. Al mismo tiempo, el eDMS debe crear un archivo indeleble y una pista de auditoría de los cambios aprobados para cada documento en su sistema.

Un DMS robusto permite al propietario del documento aprobar y bloquear la versión final de ese documento y garantizar que sólo esa versión sea visible dentro de su sistema. Esto reduce el riesgo de que se realice un trabajo basado en una información errónea, lo que puede suponer un costoso error.