Proceso de compras de una empresa

Procedimientos de compra para la empresa manufacturera

La función de compras es una función emergente en muchas empresas. En un entorno cada vez más competitivo, preservar los márgenes es una prioridad. Lograr ganancias en términos de productividad, así como en las compras, se está convirtiendo cada vez más en un enfoque estratégico clave. Para seguir siendo competitivas en las ventas, las empresas tienen un gran interés en aprovechar este universo competitivo en las compras. Una actualización de los 6 pasos del proceso de compras, para identificar las áreas de mejora.

Internamente, la empresa puede, por ejemplo, necesitar nuevos equipos para lanzar un nuevo producto. También puede querer sustituir una máquina que acaba de estropearse o simplemente buscar una mejor relación calidad/precio. La necesidad también puede surgir de forma externa: el comprador puede tener la idea de una adquisición en una feria, al ver un anuncio o al escuchar a un representante presentar un nuevo producto.

Mejorar un producto existente o innovar, reducir los costes de compra buscando la mejor relación calidad-precio: la identificación de la necesidad viene dictada por una política de ganancias de rendimiento. En esta fase del proceso de compra, se trata de hacer emerger la necesidad para poder buscar proveedores capaces de resolver el problema.

¿cuáles son los cinco pasos principales del proceso de compra?

En primer lugar, es fundamental entender qué es el aprovisionamiento, ya que permitirá comprender en profundidad los procesos de compra y suministro. Algunas empresas utilizan el término aprovisionamiento sólo para referirse a la compra en sí, mientras que otras denominan aprovisionamiento a todo el proceso que conduce a la compra.

La palabra aprovisionamiento se utiliza para referirse a la compra para una empresa y suele realizarse a gran escala. El aprovisionamiento implica a dos empresas: el comprador y el vendedor. Pero es el acto de comprar el que se denomina aprovisionamiento y no las actividades del vendedor.

El aprovisionamiento suele formar parte de los insumos de una empresa que luego utiliza los bienes o servicios adquiridos en la elaboración de su propio producto final. Esto hace que sea una función muy vital de cualquier empresa. Es importante para el éxito de la empresa del comprador conseguir la mejor calidad de los bienes o servicios adquiridos a los precios más competitivos.

Diagrama de flujo del proceso de compra

Las compras son un componente esencial de cualquier empresa. Para operar con eficacia y producir sus propios bienes y servicios, toda organización debe adquirir diversos bienes y servicios de terceros proveedores.

Los procesos de compra eficaces ahorran costes, ayudan a cumplir la normativa, garantizan que se trabaja con proveedores de confianza y eliminan los retrasos y los errores. Las adquisiciones también ayudan a las organizaciones modernas a alcanzar objetivos no financieros, como la sostenibilidad, a reducir su huella medioambiental y a mejorar sus credenciales ecológicas.

Los procesos de compra digitales pueden medirse a través de métricas acordadas mutuamente. La alineación resultante con las prioridades corporativas eleva las compras a una función estratégica dentro de la organización.

Adquisición es un término general para un conjunto de pasos que una organización realiza para adquirir bienes y servicios que son esenciales para sus operaciones. Las adquisiciones y las compras son diferentes, aunque la gente utilice los términos indistintamente, pero son diferentes.

Para adquirir artículos, las organizaciones identificarán la necesidad interna, evaluarán a los proveedores adecuados, negociarán las condiciones, aprobarán una solicitud de compra interna, presentarán una orden de compra, recibirán una factura y la pagarán, recibirán los bienes y servicios y, por último, mantendrán registros con fines de auditoría.

Tipos de proceso de compra

El proceso suele comenzar con una demanda o necesidad, que puede ser de una pieza física (inventario) o de un servicio[1]. Se genera una solicitud, que detalla los requisitos (en algunos casos, con una especificación de los requisitos) que pone en marcha el departamento de compras. A continuación, se lanza una solicitud de propuesta (RFP) o una solicitud de presupuesto (RFQ). Los proveedores envían sus ofertas en respuesta a la RFQ, y se lleva a cabo una revisión en la que la mejor oferta (normalmente basada en el precio, la disponibilidad y la calidad) recibe la orden de compra.

Los pedidos de compra suelen ir acompañados de condiciones que constituyen el acuerdo contractual de la transacción. A continuación, el proveedor entrega los productos o el servicio y el cliente registra la entrega (en algunos casos, ésta pasa por un proceso de inspección de mercancías). El proveedor envía una factura que se coteja con la orden de compra y los documentos que especifican los bienes que se han recibido. A continuación se realiza el pago y se transfiere al proveedor.